peralatan kantor dan fungsinya (LENGKAP) materi akuntansi

 

Jenis Peralatan Kantor Berdasarkan Bentuk

1.    Peralatan kantor berbentuk lembaran

a.      kertas hvs

Kegunaan: : untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses administrasi.

b.      Map

Map Arsip Atau Map Folder

Peralatan kearsipan Map Folder

Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik.

 

c.       Formulir

 Fungsi formulir

Secara umum, formulir adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

d.      Stopmap folio

Stopmap Folio

Jarang orang mengetahui namanya, Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 (21,6 cm x 33 cm).

Jenis kertas yang digunakan untuk membuat Stopmap adalah jenis kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang mencetak secara custom dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila, BW (Black White), kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya. Untuk membuat Stopmap secara custom banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai cari teknik cetak offset, sablon, atau digital offset.

 

e.       amplop.

 

Kegunaan:untuk menyimpan/mengirim suatu hal dalam pekerjaan misalnya mengirim surat dapat menggunakan amplop dan hal yang lainnya.

 

 

2.      Peralatan kantor berbentuk non lembaran

1.     Meja Kantor

Istilah kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian diantaranya :
•    Ruang kerja, ruang tulis
•    Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalakan usahanya
•    Instansi, perusahaan dan badan usaha.

2.    Lemari Berkas (Arsip)

Lemari arsip bahan dari plat besi tersedia berbagaimacam merk ternama dan kualitas pabrikan daiko, lion, alba, elite, brother, vip, dll . Kegunaan lemari arsip agar dokumen anda dikantor tetap terjaga dan rapih tersusun dengan aman.

3.    Telepon dan Fax

Mesin fax bisa digunakan jika kita tidak sempat mengirim surat menggunakan email. Dengan mesin fax proses pengirim akan lebih cepat, apalagi jika surat yang dikirim membutuhkan tanda tangan, mesin fax adalah solusi yang cukup jitu untuk menjadi pilihan. Terlebih jika tidak punya scanner, pilihan mesin fax adalah yang terakhir

4.    Brankas

 

Brankas sebagai tempat penyimpanan file tidaklah harus berkualitas seperti brankas tempat penyimpanan, uang dan loga mulia yang dibutuhkan brankas dengan sistem keamanan yang berlapis-lapis agar tidak mudah dibobol maling, Brankas tempat penyimpanan arsip-arsip seperti di rumah sakit, kantor-kantor pemda  yang hanya tujuannya hanya untuk merapikan arsip yang ada, hanya dibutuhkan brankas yang terbuat dari bahan anti api, mengapa?.. karena berkas-berkas yang ada di dalam Brankas tersebut merupakan dokumen yang kegunaannya sepenjang masa. Brankas untuk tempat penyimpanan arsip data tidak perlu menggunakan sistem keamanan yang berlapis, karena kecil kemungkinan untuk dicuri maling. Tidak seperti uang dan logam mulia yang memang selalu menjadi incaran para pencuri.

5. Perforator

Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

Peralatan Kantor Tidak Habis Pakai & Habis Pakai

PERALATAN KANTOR TIDAK HABIS PAKAI

1.     Meja Kantor

Istilah kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian diantaranya :
•    Ruang kerja, ruang tulis
•    Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalakan usahanya
•    Instansi, perusahaan dan badan usaha.

2.    Lemari Berkas (Arsip)

Lemari arsip bahan dari plat besi tersedia berbagaimacam merk ternama dan kualitas pabrikan daiko, lion, alba, elite, brother, vip, dll . Kegunaan lemari arsip agar dokumen anda dikantor tetap terjaga dan rapih tersusun dengan aman.

3.    Telepon dan Fax

mesin fax bisa digunakan jika kita tidak sempat mengirim surat menggunakan email. Dengan mesin fax proses pengirim akan lebih cepat, apalagi jika surat yang dikirim membutuhkan tanda tangan, mesin fax adalah solusi yang cukup jitu untuk menjadi pilihan. Terlebih jika tidak punya scanner, pilihan mesin fax adalah yang terakhir

4.    Brankas

Brankas sebagai tempat penyimpanan file tidaklah harus berkualitas seperti brankas tempat penyimpanan, uang dan loga mulia yang dibutuhkan brankas dengan sistem keamanan yang berlapis-lapis agar tidak mudah dibobol maling, Brankas tempat penyimpanan arsip-arsip seperti di rumah sakit, kantor-kantor pemda  yang hanya tujuannya hanya untuk merapikan arsip yang ada, hanya dibutuhkan brankas yang terbuat dari bahan anti api, mengapa?.. karena berkas-berkas yang ada di dalam Brankas tersebut merupakan dokumen yang kegunaannya sepenjang masa. Brankas untuk tempat penyimpanan arsip data tidak perlu menggunakan sistem keamanan yang berlapis, karena kecil kemungkinan untuk dicuri maling. Tidak seperti uang dan logam mulia yang memang selalu menjadi incaran para pencuri.

5. Perforator

Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

Perlengkapan Kantor Habis Pakai 

1.      Kertas

Kegunaan: : untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses administrasi.

2. Amplop

Kegunaan:untuk menyimpan/mengirim suatu hal dalam pekerjaan misalnya mengirim surat dapat menggunakan amplop dan hal yang lainnya.

3. Pulpen

Kegunaan:: alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.

4. Pencil 

Kegunaan: pensil juga alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.

5. Spidol

Kegunaan:spidol juga alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis yang bergambar.

 

Perlengkapan kantor berdasarkan jenisnya

a.    Mesin – mesin Kantor

 

1.      Perangkat Komputer

Perangkat komputer terdiri dari mesin CPU, layar komputer beserta perangkat input seperti keyboard, mouse dan juga perangkat output komputer.

Perangkat komputer berfungsi untuk membantu pekerjaan-pekerjaan utama kantor seperti pembuatan laporan, input transaksi, pencatatan, penjadwalan, editing video gambar dan sebagainya. 

Pada umumnya, perangkat komputer kantor jaman sekarang kebanyakan menggunakan LCD tipis sebagai layar output berbeda dengan kantor-kantor jaman dulu yang menggunakan komputer tabung yang memakan space di meja kantor.

2.      Printer dan Scanner

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file dalam bentuk hardcopy yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah alat yang digunakan untuk mengubah file dalam bentuk hardcopy menjadi softcopy dalam bentuk file di komputer.

Pada beberapa jenis printer, Fungsi keduanya digabungkan atau dijual dalam 1 alat (mesin printer & scanner). Namun, umumnya kedua mesin tersebut dijual dalam bentuk terpisah printer. 

3.      Mesin Fotokopi

Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy atau kertas. Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja karyawan, terutama untuk penduplikasian file-file laporan yang biasa diserahkan ke atasan atau bagian lain.

4.      Alat Penghancur Kertas (Paper Shredde)

Mesin penghancur kertas atau Paper Shredde adalah alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan.

Bila kertas tidak dihancurkan dikhawatirkan kertas akan tercecer hingga tersebar pada orang-orang tidak bertanggung jawab dan dimanfaatkan secara negatif. Bila kertas tidak dihancurkan salah-salah informasi perusahaan nanti malah bocor melalui kertas gorengan. 

 

 

5.      Mesin Absensi

Mesin absensei adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan dan mengkalkulasikan laporannya secara otomatis.

Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari mesin kertas ceklok, Mesin absensi Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin absensi berbasis sidik jari atau fingerprint, face recognition (pengenalan wajah), retina mata, rfid dan sebagainya.

 

Perabot kantor Dan Fungsinya

1. Meja Kantor

a. Meja Staf

Meja staf ini digunakan oleh  staft meja ada yang ksusus untuk sedniri ada juga yang terangkai beberapa meja.
Contoh meja staf untuk sendiri

3. Lemari Kantor

Paling tidak ada tiga lemari kantor yang biasanya di gunakan, yaitu :

a. Lemari arsip

Biasanya lemari ini ukurannya besar dan digunakan untuk menyimpan dokumen bisa jadi dokumen tersebut adalah dokumen panduan, dokumen yang sedang di proses ataupun dokumen yang sudah selesai.
Contoh

4. Filing Cabinet

Filing Cabinet ini pungsinya untuk menyimpan map yang masih dalap proses pengerjaan. Biasanya tersusun dari laci - laci yang berukuran 25 x 35. Tujuannya supaya bisa masuk map - map dokumen pekerjaan.

5. Laci laci kartu

Biasanya banyak kartu nama yang diberikan oleh orang - orang yang bekerjasama dengan perusahaan. Nah untuk menyimpannya biasanya di gunakan laci - laci kecil untuk kartu.
Memang sudah tidak begitu populer namun masih biasa digunakan.